Privacybeleid

VERSIE EN VERANTWOORDELIJKE

Versie 23 juli 2026. Dit privacybeleid legt uit hoe BDW Services (volledige juridische naam zoals vermeld op offerte en factuur), handelend onder de naam BDW Services, persoonsgegevens verwerkt in het kader van de website, aanvragen, klanten- en syndicusportalen, projecten, afspraken, interventies en bedrijfsvoering.

De verwerkingsverantwoordelijke is BDW Services (volledige juridische naam zoals vermeld op offerte en factuur), gevestigd te Geralaan 34
8310 Sint-Kruis
België, ondernemingsnummer 0798261696, btw-nummer BE0798261696. Voor privacyvragen: info@bdwservices.be. Algemeen contact: dylan@bdwservices.be – +32 492 42 53 81.

1. VOOR WIE GELDT DIT BELEID?

Dit beleid geldt voor websitebezoekers, aanvragers, klanten, bewoners of eigenaars van betrokken gebouwen, contactpersonen van bedrijven en syndici, leveranciers, externe partners, techniekers, beheerders en gebruikers van het klanten- of beheerportaal.

Wanneer een syndicus, werkgever, mede-eigenaar of andere opdrachtgever gegevens over een derde aan BDW bezorgt, zorgt die partij dat dit rechtmatig gebeurt en dat de betrokkene waar nodig wordt geïnformeerd.

2. WELKE GEGEVENS KUNNEN WIJ VERWERKEN?

2.1. Identificatie en contact

Naam, voornaam, bedrijfs- of organisatienaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, correspondentieadres, uitvoeringsadres, taal en voorkeurswijze van contact.

2.2. Ondernemings- en facturatiegegevens

Klanttype, ondernemingsnummer, btw-nummer, facturatieadres, offerte- en factuurgegevens, betaalstatus, referenties en publiek beschikbare gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen of VIES wanneer een zakelijke klant om automatische aanvulling of controle vraagt.

2.3. Gebouw-, aanvraag- en projectgegevens

Gebouwnaam en adres, betrokken privatieve of gemeenschappelijke delen, projecttitel, beschrijving van defect of gewenste werken, prioriteit, voorkeursdatum, offertekeuze, technische plannen, schema’s, keuringsverslagen, evacuatieplannen, serienummers, meterstanden, materialen, werkstappen, notities, voortgang en opleverinformatie.

2.4. Foto’s en bestanden

Foto’s die een klant bij een contact-, project- of noodaanvraag uploadt; technische foto’s die tijdens uitvoering worden gemaakt; projectstapfoto’s; documenten zoals offertes, facturen, verslagen, schema’s, attesten en keuringsdocumenten. Foto’s kunnen onbedoeld personen, naamplaatjes, nummerplaten, interieur of andere identificerende details bevatten.

2.5. Planning en communicatie

Afspraken, beschikbaarheidsvoorkeuren, toegewezen techniekers, locaties, status, annuleringen, e-mails, portaalberichten, contacthistoriek en, wanneer gekoppeld, agenda-informatie uit Apple/iCloud via CalDAV.

2.6. Urenregistratie

Naam van de technieker, gekoppelde afspraak en project, begin- en eindtijd, onderbrekingen, bron van registratie en technische notitie. Locatiegegevens worden alleen verwerkt wanneer een dergelijke functie uitdrukkelijk wordt geactiveerd, noodzakelijk is en de betrokken gebruiker vooraf passend is geïnformeerd.

2.7. Account-, beveiligings- en gebruiksgegevens

Gebruikersrol, toegangsrechten, versleutelde wachtwoordhash, uitnodigings- en herstelcodes, aanmeldtijd, IP-adres, apparaat- en browserinformatie, beveiligingslog, mislukte pogingen, activiteitenlog en noodzakelijke cookie- of opslagvoorkeuren.

2.8. Bijzondere of gevoelige gegevens

BDW vraagt in beginsel geen gezondheidsgegevens, rijksregisternummers of andere bijzondere categorieën op. Vermeld in een vrije tekst alleen wat voor de opdracht nodig is. Een melding zoals “technieker ziek” wordt zo beperkt mogelijk verwerkt voor herplanning en personeelsbeheer.

3. HOE VERZAMELEN WIJ GEGEVENS?

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks via formulieren, e-mail, telefoon, offertes, het klantenportaal, plaatsbezoeken en uitvoering. Daarnaast kunnen gegevens afkomstig zijn van een syndicus, werkgever, eigenaar, medecontractant, technieker, externe partner, erkend keuringsorganisme, Apple/iCloud-agenda, publiek bedrijfsregister of andere partij die bij het project betrokken is.

4. WAARVOOR EN OP WELKE RECHTSGROND?

4.1. Voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens om een aanvraag te beoordelen, een offerte te maken, klanten en gebouwen aan te maken, afspraken te plannen, techniekers toe te wijzen, werken uit te voeren, voortgang te tonen, documenten ter beschikking te stellen, ondersteuning te bieden en betalingen op te volgen. Dit is nodig om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek vóór het sluiten ervan maatregelen te nemen.

4.2. Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens voor boekhouding, btw, fiscale bewaarplichten, garantieverplichtingen, veiligheidsregels, medewerking aan bevoegde overheden en andere wettelijke vereisten.

4.3. Gerechtvaardigde belangen

Wij kunnen gegevens verwerken voor bedrijfs- en netwerkbeveiliging, toegangscontrole, fraudepreventie, bewijs van opdrachten en communicatie, verdediging van rechtsvorderingen, planning, kwaliteitscontrole, interne organisatie, verbetering van dienstverlening en bescherming van personen en goederen. Wij wegen deze belangen af tegen de rechten en redelijke verwachtingen van de betrokkene.

4.4. Toestemming

Waar de wet toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies, elektronische marketing of het publiek tonen van herkenbare personen of een private woning als realisatie, vragen wij een vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming. Toestemming kan voor de toekomst worden ingetrokken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt.

4.5. Vitale belangen

In een uitzonderlijke noodsituatie kunnen strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt of gedeeld om een ernstig en onmiddellijk risico voor een persoon te helpen beperken.

5. KLANTENPORTAAL, SYNDICI EN TOEGANG

5.1. Een klant ziet alleen gegevens die aan zijn account en dossiers zijn gekoppeld. Een syndicus ziet alleen de gebouwen en projecten waarvoor zijn klantenaccount gemachtigd is. Een project kan bewust met meerdere klanten worden gedeeld; elke gekoppelde klant krijgt dan toegang tot de informatie die binnen dat project beschikbaar is.

5.2. Beheerders krijgen rechten per beheeronderdeel. Techniekers kunnen een beperkte agenda- of projectweergave krijgen. Toegang wordt gelogd en kan worden ingetrokken wanneer een account niet langer nodig, veilig of bevoegd is.

5.3. Gebruikers houden hun wachtwoord geheim, gebruiken geen gedeeld persoonlijk account en melden vermoeden van misbruik onmiddellijk. BDW vraagt nooit per e-mail om een bestaand wachtwoord door te sturen.

5.4. Een syndicus of zakelijke klant beheert zelf welke medewerkers toegang mogen hebben en meldt functiewijziging, ontslag, einde van mandaat of overdracht van een gebouw tijdig.

6. APPLE/iCLOUD-AGENDA EN CALDAV

6.1. Wanneer een Apple-agenda wordt gekoppeld, kan BDW agenda-items lezen voor beschikbaarheidscontrole en afspraken schrijven of bijwerken voor planning. Afhankelijk van de gekozen koppeling kunnen titel, beschrijving, locatie, begin- en eindtijd, unieke agenda-identificatie en synchronisatiestatus worden verwerkt.

6.2. Een geïmporteerd agenda-item kan eerst als onbezet of niet-gekoppeld dossier worden weergegeven. Een beheerder kan het item aan een bestaande klant en project koppelen of vanuit het item een nieuwe klant en project aanmaken.

6.3. App-specifieke wachtwoorden of tokens worden niet leesbaar in het beheerportaal getoond en worden technisch beschermd opgeslagen. Apple blijft een afzonderlijke dienstverlener met eigen voorwaarden en privacyinformatie.

6.4. Deel geen privé-agenda met BDW wanneer zakelijke beschikbaarheidscontrole via een afzonderlijke agenda kan worden georganiseerd. Vermijd gevoelige persoonsgegevens in de titel of beschrijving van een agenda-item.

7. FOTO’S EN REALISATIES

7.1. Aanvraag- en projectfoto’s worden gebruikt voor diagnose, prijsinschatting, uitvoering, kwaliteitscontrole, voortgang, veiligheid, verslaggeving en bewijs. Zij zijn alleen zichtbaar voor bevoegde beheerders, toegewezen uitvoerders en gekoppelde klanten voor zover dit voor het dossier nodig is.

7.2. BDW gebruikt projectfoto’s niet automatisch als publieke realisatie. Voor herkenbare personen of duidelijk identificeerbare private situaties wordt, wanneer vereist, afzonderlijke toestemming gevraagd of wordt het beeld afdoende geanonimiseerd.

7.3. De uploader controleert foto’s vóór verzending en vermijdt irrelevante gezichten, identiteitsdocumenten, medische informatie, toegangscodes of andere gevoelige details.

8. CAPTCHA, COOKIES EN LOKALE OPSLAG

8.1. De website gebruikt noodzakelijke sessies en lokale opslag voor beveiliging, aanmelden, CSRF-bescherming, het onthouden van cookievoorkeur en het niet voortdurend opnieuw tonen van een pop-up.

8.2. Publieke formulieren kunnen door een CAPTCHA- of anti-misbruikdienst worden beschermd. Daarbij kunnen IP-adres, browserkenmerken, tijdstip en interactiesignalen naar de gekozen beveiligingsleverancier gaan voor detectie van geautomatiseerd misbruik. Wanneer de leverancier of configuratie wijzigt, wordt deze privacyinformatie aangepast.

8.3. Niet-noodzakelijke analytische, advertentie- of marketingcookies worden niet geplaatst zonder de wettelijk vereiste keuze. Wanneer later zulke diensten worden toegevoegd, wordt de cookiebanner en dit beleid vooraf aangepast.

9. MET WIE KUNNEN WIJ GEGEVENS DELEN?

9.1. Gegevens worden alleen gedeeld voor een gerechtvaardigd doel en beperkt tot wat nodig is, onder meer met:

• bevoegde medewerkers, beheerders en toegewezen techniekers;
• onderaannemers en technische partners, waaronder een gespecialiseerde netwerkpartner wanneer die aan het project werkt;
• hosting-, e-mail-, back-up-, beveiligings- en softwareleveranciers;
• Apple/iCloud wanneer een agenda wordt gekoppeld;
• boekhouder, accountant, bank, betaal- of facturatiedienst;
• verzekeraar, juridisch adviseur, gerechtsdeurwaarder of bevoegde rechtbank bij een geschil of schadegeval;
• erkende keuringsorganismen, studiebureaus, architecten, veiligheidscoördinatoren of nutsmaatschappijen wanneer de opdracht dit vereist;
• politie, hulpdiensten, toezichthouders, fiscale diensten of andere bevoegde overheid wanneer een wettelijke verplichting of geldig verzoek dit vereist.

9.2. BDW verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet.

9.3. Dienstverleners die persoonsgegevens in opdracht verwerken, worden waar vereist contractueel gebonden aan vertrouwelijkheid, beveiliging en instructies van BDW. Een partij die zelfstandig het doel en de middelen bepaalt, is voor haar eigen verwerking verantwoordelijk.

10. DOORGIFTEN BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

Sommige technologie- of cloudleveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. In dat geval gebruikt BDW een wettelijk toegelaten mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, passende contractuele waarborgen of een andere geldige grondslag. Meer informatie over relevante waarborgen kan worden gevraagd via info@bdwservices.be.

11. HOELANG BEWAREN WIJ GEGEVENS?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, de wettelijke bewaarplicht en de redelijke verdediging van rechten. Als praktische uitgangspunten gelden:

• niet-aanvaarde aanvragen en offertes: in beginsel tot twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een geschil, veiligheidspunt of andere reden een langere bewaring rechtvaardigt;
• actieve klant-, gebouw- en projectdossiers: gedurende de samenwerking en daarna doorgaans tot tien jaar voor contractuele bewijsvoering, garantie, aansprakelijkheid en fiscale verplichtingen;
• facturen en boekhoudkundige stukken: gedurende de wettelijk verplichte termijn, doorgaans tien jaar;
• technische plannen, schema’s, keuringsstukken en projectfoto’s: zolang nodig voor beheer van het werk en vervolgens samen met het relevante projectdossier;
• uitnodigings- en wachtwoordhersteltokens: tot gebruik of het verstrijken van de korte geldigheidsduur;
• beveiligings- en activiteitenlogs: in beginsel maximaal twaalf maanden, tenzij zij nodig zijn voor onderzoek van een incident, misbruik of rechtsvordering;
• accounts: zolang toegang nodig is; na beëindiging worden zij geblokkeerd en vervolgens verwijderd of beperkt bewaard volgens het gekoppelde dossier;
• back-ups: volgens een rollend schema en daarna automatisch overschreven, behoudens een beveiligingsincident of wettelijke bewaarplicht.

Wanneer gegevens voor een rechtsvordering nodig zijn, kan bewaring duren tot het einde van de toepasselijke verjaringstermijn en definitieve afhandeling.

12. BEVEILIGING

BDW neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde wachtwoordhashes, beperkte beheerrechten, sessiebeveiliging, logging, bestandstype- en groottecontrole, back-ups en beveiligde verbindingen waar beschikbaar. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Bij een incident wordt de impact onderzocht, beperkt en waar wettelijk vereist gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of betrokken personen.

13. JOUW RECHTEN

13.1. Afhankelijk van de situatie heb je recht op informatie, inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en intrekking van toestemming.

13.2. Deze rechten zijn niet absoluut. Een verzoek tot verwijdering kan bijvoorbeeld worden beperkt door fiscale bewaarplicht, lopend contract, veiligheidsdossier of noodzaak om een rechtsvordering te verdedigen.

13.3. Stuur je verzoek naar info@bdwservices.be en vermeld voldoende informatie om het betrokken dossier terug te vinden. Bij redelijke twijfel over je identiteit kan BDW bijkomende verificatie vragen. Bezorg geen volledige kopie van een identiteitskaart tenzij dit werkelijk noodzakelijk en veilig afgesproken is.

13.4. BDW reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere gelijktijdige verzoeken kan die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; je wordt dan binnen de eerste maand geïnformeerd.

13.5. Je kunt toestemming op elk moment voor de toekomst intrekken en rechtstreeks bezwaar maken tegen elektronische direct marketing. BDW gebruikt project- en servicemails die nodig zijn voor een lopende opdracht niet als reclame.

14. KLACHT BIJ DE TOEZICHTHOUDER

Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij vragen je om een probleem ook aan info@bdwservices.be te melden, zodat wij het waar mogelijk rechtstreeks kunnen onderzoeken en oplossen. Dit beperkt je recht om de toezichthouder of bevoegde rechtbank te benaderen niet.

15. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

BDW neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Beschikbaarheidscontroles en CAPTCHA-risicoscores ondersteunen de planning of beveiliging, maar een bevoegde persoon kan een aanvraag beoordelen.

16. MINDERJARIGEN

De dienstverlening is niet specifiek op minderjarigen gericht. Een minderjarige laat een opdracht, account of upload beheren door een ouder, voogd of andere bevoegde vertegenwoordiger.

17. WIJZIGINGEN

BDW kan dit beleid aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte leveranciers of wetgeving wijzigt. De actuele versie en datum staan op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging die bestaande klanten rechtstreeks raakt, wordt waar redelijk passend een aanvullende melding gegeven.

18. CONTACT

Privacyvragen en verzoeken: info@bdwservices.be.

Algemene vragen: dylan@bdwservices.be – +32 492 42 53 81.

Postadres: BDW Services (volledige juridische naam zoals vermeld op offerte en factuur), Geralaan 34
8310 Sint-Kruis
België.